ტიკეტინგი და ინვოისები ქართული იურიდიული ფირმისთვის

გიორგი არის პარტნიორი თბილისში დაფუძნებულ იურიდიულ ფირმაში, სადაც 12 იურისტი და 3 ადმინისტრაციული თანამშრომელი მუშაობს. ფირმა ემსახურება კორპორაციულ კლიენტებს, ახორციელებს უძრავი ქონების გარიგებებს და წარმოადგენს მხარეებს სასამართლოებში. ყოველ დილას გიორგის მაგიდაზე გროვდება: გუშინდელი გამოუხმაური ზარები, ელ-ფოსტები, რომლებზეც პასუხი ჯერ კიდევ არ გაუგზავნიათ, ხელით შევსებული Excel-ის ინვოისები და კოლეგების შვებულებების ნუსხა — ცალ-ცალკე ფაილებში. ეს კი მხოლოდ 9:00 საათია.

პრობლემა

შეხედეთ ქართული იურიდიული ფირმის ჩვეულებრივ კვირას — სამი ძირითადი ტკივილი განმეორდება კვირიდან კვირამდე:

• კლიენტის მიღება — ქაოსი ბევრ არხზე. ახალი კლიენტები ზვავდებიან ტელეფონით, ელ-ფოსტით, ზოგჯერ კი WhatsApp-ის პირდაპირი შეტყობინებებით. ადმინისტრატორი ნინო ახდენს ყველა ამ ინფორმაციის მხოლოდ ნაწილის ჩაწერას — ზოგი მოთხოვნა ბუნდოვანია, ზოგი კი საერთოდ ეჩქარება და ირჩევა. გამოტოვებული კლიენტი კი იდეაში გამოტოვებული შემოსავალია.
• საქმეების თვალყურის დევნება — ბუნდოვანი პასუხისმგებლობა. ვინ ამუშავებს „სააქციო საზოგადოების დაფუძნების" საქმეს? სად არის ბოლო პასუხი მომხმარებლისგან? ამ კითხვებზე პასუხი ჩვეულებრივ მოითხოვს ვინმეს მობილურ ტელეფონზე დარეკვას ან ჯგუფური ჩატის გახსნას — ნაცვლად სისტემაში შესვლისა.
• ანგარიშ-ფაქტურები და გადახდები — ხელით, GEL-ში, ნელა. ფირმა ბილინგს ლარში ახდენს, მაგრამ ინვოისების შაბლონებს ათავსებს Word-ში, ნომრებს თვლის ხელით და შეცდომები — საგადასახადო ან არითმეტიკული — გარდაუვალია. გვიანი გადახდის შემოწმება კი ცალკე ამოცანაა.

როგორ ამოხსნის EchoDesk ამ პრობლემებს

1. ერთი შემომავალი ყუთი — ყველა არხისთვის. EchoDesk-ში ტელეფონის ზარი (SIP), ელ-ფოსტა, WhatsApp და Messenger ერთ სამუშაო სივრცეში ხვდება. ნინო გახსნის ერთ ეკრანს და დაინახავს ყველა ახალ მიმართვას — მიუხედავად იმისა, საიდან მოვიდა. გამოტოვებული ზარი ავტომატურად ქმნის შეტყობინებას — ვერავინ ჩაიარებს შეუმჩნევლად.
2. კლიენტის მიღება — ტიკეტად გარდაქმნა. ახალი სატელეფონო ზარი ან ელ-ფოსტა ავტომატურად გარდაიქმნება ტიკეტად. ნინო ატყობინებს შესაბამის იურისტს, მაგ. „ბატონ დავითს", ანიჭებს კატეგორიას (კორპორაციული სამართალი, უძრავი ქონება, სასამართლო) და განსაზღვრავს ვადას. ყველა ეტაპი ფიქსირდება — სასამართლო განხილვიდან კლიენტის ბოლო კომენტარამდე.
3. საქმეთა მართვა — გუნდის მასშტაბით. 12 იურისტს შეუძლია ნახოს მხოლოდ საკუთარი ტიკეტები, ხოლო პარტნიორებს — მთელი ფირმის სამუშაო დატვირთვა. შიდა კომენტარები და ფაილების მიმაგრება ტიკეტში ხდება — ჩატი იურიდიულ კონტექსტს გვერდით ყოველთვის ხელმისაწვდომია, საქმეს მიჰყვება.
4. GEL ინვოისები — პირდაპირ პლატფორმიდან. საქმე დასრულდა? ადმინისტრატორი ხსნის ტიკეტს, ქმნის ინვოისს GEL-ში, ურთავს მომსახურების ჩამონათვალს და ფასს — ყველაფერი ერთ ეკრანზე. ინვოისი იგზავნება კლიენტთან ელ-ფოსტით ან PDF-ად. გადახდის სტატუსი ავტომატურად ჩანს — „მოლოდინში", „გადახდილი" ან „ვადაგადაცილებული".
5. სათამაშო პრობლემა — შვებულებებისა და HR-ის მართვა. ფირმის 15 თანამშრომლის შვებულების განრიგი EchoDesk-ის HR მოდულში ინახება. იურისტი ითხოვს შვებულებას, პარტნიორი ამტკიცებს ან უარყოფს — ყველაფერი ჩაწერილია. ნინოს აღარ სჭირდება ცალკე Excel-ის ფაილი.
6. ანალიტიკა — შეხება გადაწყვეტილებებთან. გიორგი ყოველ ორშაბათს ხსნის EchoDesk-ის დეშბორდს: კვირის განმავლობაში მიღებული ტიკეტების რაოდენობა, საშუალო პასუხის დრო, გადაუხდელი ინვოისების ჯამი GEL-ში. ეს ციფრები ეხმარება მას გადაწყვეტილების მიღებაში — ემატება თუ არა კადრი, ფართოვდება თუ არა პრაქტიკის სფერო.

შედეგი

ამ მიდგომის შემდეგ ქართული იურიდიული ფირმები ჩვეულებრივ ამჩნევენ სამ ძირითად ცვლილებას:

• გამოტოვებული მიმართვები — ნულამდე. ყოველი ზარი, ელ-ფოსტა და შეტყობინება ახდენს ტიკეტს — გამოტოვება ტექნიკურად შეუძლებელია.
• ინვოისის გამოგზავნის დრო მცირდება. Word-ის შაბლონიდან ხელით ჩაწერამდე სამ ეტაპის ნაცვლად — ერთი ღილაკი პლატფორმაში. ბილინგი სწრაფდება, გვიანი გადახდა კი — მცირდება.
• ხუთი ინსტრუმენტის ნაცვლად — ერთი. ტელეფონი, ელ-ფოსტა, ტიკეტინგი, ინვოისები და HR ერთ სამუშაო სივრცეში — ფასიანი გამოწერების რაოდენობა მცირდება, გუნდი კი — ფოკუსირებულია.

თუ თქვენც გიორგის მსგავს გამოწვევებს აწყდებით — გამოიყენეთ EchoDesk-ის ფასთა გეგმები, შეისწავლეთ დოკუმენტაცია ან წაიკითხეთ სხვა success story-ები. მზად ხართ ცვლილებისთვის? დაიწყეთ უფასო სატესტო პერიოდი — დამატებითი ხარჯების გარეშე, ქართულ ენაზე, GEL-ში ბილინგით.

]]>