პატარა ქოლ-ცენტრი თბილისიდან — ნაბიჯ-ნაბიჯ

რა დაგჭირდებათ დაწყებამდე

თბილისიდან ქოლ-ცენტრის გაშვება კომპლექსური ამოცანა ჩანს, თუმცა სწორი ინსტრუმენტებით პატარა გუნდსაც შეუძლია პროფესიული სერვისის გაწევა — ძვირადღირებული ოფისის ან enterprise-დონის სისტემების გარეშე. სანამ ნაბიჯებს გაივლით, დარწმუნდით, რომ შემდეგი წინაპირობები სახეზეა:

• სტაბილური ინტერნეტ-კავშირი (მინიმუმ 5 Mbps ავლენა ოპერატორზე)
• რეგისტრირებული ბიზნეს-სუბიექტი საქართველოში (ინდ. მეწარმე ან შპს)
• SIP-თავსებადი სოფტფონი ან IP ტელეფონი (მაგ. Zoiper, Linphone)
• EchoDesk-ის ანგარიში — ყველა არხი და ტელეფონია ერთ ადგილას
• 1-5 ოპერატორი, რომელთა სამუშაო განრიგი გეგმავთ

ნაბიჯი 1: მოიძიეთ ადგილობრივი SIP ნომერი საქართველოში

ქოლ-ცენტრის საფუძველია სანდო ტელეფონის ნომერი. საქართველოში SIP ნომრის მოსაპოვებლად მიმართეთ ლიცენზირებულ ადგილობრივ ან საერთაშორისო VoIP პროვაიდერს. EchoDesk-ი SIP ინტეგრაციას მხარს უჭერს პირდაპირ პლატფორმიდან — საჭიროა მხოლოდ SIP სერვერის მისამართი, მომხმარებლის სახელი და პაროლი.

პრაქტიკული რჩევა: აირჩიეთ +995 32 (თბილისი) ან +995 პრეფიქსის მქონე მობილური ნომერი — ადგილობრივი კლიენტები უფრო სიამოვნებით დარეკავენ ნაცნობ კოდზე. თუ ასევე საერთაშორისო კლიენტები გყავთ, განიხილეთ ვირტუალური ნომერი სხვა ქვეყნისთვისაც.

⚠️ ხშირი შეცდომა: ზოგიერთი ფასიანი SIP პროვაიდერი ითხოვს კომპანიის ამონაწერს. მოამზადეთ საბუთები წინასწარ, რათა გააქტიურება არ დაგვიანდეს.

ნაბიჯი 2: დააკონფიგურირეთ IVR (ავტომატური მენიუ)

IVR (Interactive Voice Response) კლიენტს ზარის დაწყებისთანავე სწორ ოპერატორთან მიმართავს. EchoDesk-ში IVR-ის დაყენება გულისხმობს: მისასალმებელი შეტყობინების ჩაწერას (ან ტექსტ-მეტყველების გამოყენებას), განყოფილებების განსაზღვრას (გაყიდვები / მხარდაჭერა / ბუღალტერია) და კლავიშების მინიჭებას (1 — გაყიდვები, 2 — მხარდაჭერა და ა.შ.).

კონკრეტული რჩევა: შეინახეთ მენიუ მოკლედ — არაუმეტეს 4 ვარიანტისა. გრძელი IVR კლიენტებს ღიზიანებს და ზარის მიტოვებას ზრდის.

💡 პატარა გუნდისთვის: თუ 1-2 ოპერატორი გყავთ, შეგიძლიათ IVR-ს მხოლოდ სამუშაო საათების გარეთ ჩართოთ და სამუშაო დღეებში ზარები პირდაპირ გადამისამართოთ.

ნაბიჯი 3: ჩართეთ ზარების ჩაწერა და გაითვალისწინეთ კანონი

საქართველოში ზარების ჩაწერა დასაშვებია, თუმცა „პერსონალური მონაცემების დაცვის შესახებ" კანონის მოთხოვნის თანახმად კლიენტს წინასწარ უნდა ეცნობოს ჩაწერის შესახებ. ყველაზე მარტივი გზა — IVR-ის მისასალმებელ შეტყობინებაში ჩართოთ ფრაზა: „საუბარი შესაძლოა ჩაიწეროს ხარისხის მონიტორინგის მიზნით."

EchoDesk-ი ჩაწერილ ზარებს ინახავს უსაფრთხოდ და მათზე წვდომა მხოლოდ ადმინისტრატორსა და ზედამხედველ მენეჯერს აქვს. ჩანაწერები ასევე სასარგებლოა ოპერატორების სწავლებისა და სადავო სიტუაციების გადასაწყვეტად.

⚠️ მნიშვნელოვანია: ჩანაწერები ჩვეულებრივ 30-90 დღე ინახება. განსაზღვრეთ შენახვის პოლიტიკა და ჩაწერეთ შიდა პროცედურებში.

ნაბიჯი 4: დააყენეთ გაზიარებული შემოსული — ყველა არხი ერთად

თანამედროვე ქოლ-ცენტრი მხოლოდ ტელეფონს არ ნიშნავს. კლიენტები WhatsApp-ზე, Instagram-ზე, Messenger-ზე და ელ-ფოსტაზეც გვიკავშირდებიან. EchoDesk-ის Shared Inbox ყველა ამ არხს აერთიანებს ერთ ეკრანზე — ოპერატორი ხედავს ზარებს, ჩატებსა და ტიკეტებს ერთდროულად და პასუხს სწრაფად სცემს, გვერდი გვერდზე.

ამ ინტეგრაციის წყალობით კლიენტი, რომელიც WhatsApp-ში დაიწყო კითხვა, შეუფერხებლად გადაიყვანება ტელეფონის საუბარში — ისტორია კი არ იკარგება.

ნაბიჯი 5: დაგეგმეთ ოპერატორების განრიგი

5 კაცამდე გუნდში განრიგის მართვა ხშირად ელ-ფოსტით ან WhatsApp ჯგუფში ხდება — რაც კარგავს დროს და ქმნის გაუგებრობებს. EchoDesk-ის HR მოდული გაძლევთ შესაძლებლობას:

• შექმნათ სამუშაო ცვლები და მიანიჭოთ ოპერატორებს
• აღრიცხოთ შვებულებები და ავადმყოფობის დღეები
• ნახოთ ვინ არის ონლაინ რეალურ დროში

რჩევა: განსაზღვრეთ „ზარების პიკური საათები" (ჩვეულებრივ 10:00–13:00 და 15:00–18:00) და ამ დროს გამოყავით ყველაზე გამოცდილი ოპერატორი.

ნაბიჯი 6: დააყენეთ ტიკეტინგი და ანგარიშ-ფაქტურები

ყოველი ზარი, რომელიც გადაუჭრელ საკითხს შეიცავს, ავტომატურად გადაიქცევა ტიკეტად EchoDesk-ში. ოპერატორი ტიკეტს ანიჭებს პრიორიტეტს, სტატუსსა და პასუხისმგებელ პირს. საჭიროების შემთხვევაში, იმავე ინტერფეისიდან შეგიძლიათ კლიენტს გამოუწეროთ ანგარიშ-ფაქტურა ლარში (GEL) — ცალკე პროგრამაში გადართვის გარეშე.

პრობლემების მოგვარება

პრობლემა 1: ზარების ხარისხი დაბალია ან ხმა წყდება

პირველ რიგში შეამოწმეთ ინტერნეტის სიჩქარე და სტაბილურობა. VoIP ზარები მგრძნობიარეა Jitter და Packet Loss-ის მიმართ. გამოიყენეთ ონლაინ VoIP ტესტი (მაგ. ping.canopy.tools). თუ ქსელი კარგია, შეამოწმეთ SIP კოდეკი — G.711 უფრო სტაბილურია ნელი კავშირისთვის, ვიდრე G.729.

პრობლემა 2: IVR-ი კლიენტებს ვერ ცნობს / ვერ გადაამისამართებს

შეამოწმეთ DTMF (ტონალური კლავიშების) პარამეტრები SIP კონფიგურაციაში. ყველაზე გავრცელებული მნიშვნელობაა RFC 2833. ასევე დარწმუნდით, რომ IVR-ის ტაიმაუტი გონივრულია — მინიმუმ 5 წამი.

პრობლემა 3: ოპერატორი ვერ პოულობს ზარის ისტორიას

EchoDesk-ში ზარები, ჩატები და ტიკეტები ერთ საკონტაქტო ჩანაწერს უკავშირდება. თუ კლიენტი სხვადასხვა ნომრიდან რეკავს, ხელით გააერთიანეთ კონტაქტები „Merge Contacts" ფუნქციით.

სცადეთ EchoDesk უფასოდ

თბილისიდან პატარა ქოლ-ცენტრის გაშვება სრულიად რეალურია — სწორი ინსტრუმენტებითა და ნათელი პროცესებით. EchoDesk გთავაზობთ SIP ტელეფონიას, Shared Inbox-ს, IVR-ს, ტიკეტინგს, ანგარიშ-ფაქტურებს ლარში და HR განრიგს — ერთ პლატფორმაზე, ქართულ ენაზე, საქართველოში განთავსებული სერვერებით. დაიწყეთ უფასო სატესტო პერიოდი და ნახეთ, რამდენად მარტივია პროფესიული ქოლ-ცენტრის ამოქმედება ნებისმიერი ბიუჯეტით. დამატებითი ინფორმაცია იხილეთ ტარიფების გვერდზე და დოკუმენტაციაში.

]]>