ინვოისი ლარში პირდაპირ CRM-დან — ნაბიჯ-ნაბიჯ

რატომ ინვოისი პირდაპირ CRM-დან?

წარმოიდგინეთ სიტუაცია: კლიენტი WhatsApp-ში გეკითხება მომსახურების ფასს, თქვენ პასუხობთ, შეთანხმება ხდება — და შემდეგ იძულებული ხართ სხვა პროგრამაში გადახვიდეთ, ინვოისი შექმნათ, PDF გამოიტანოთ, ელ-ფოსტაზე გაუგზავნოთ და ოდესმე დაბრუნდეთ საუბარში, რომ გადახდა შეამოწმოთ. ეს სქემა ბევრ მცირე ბიზნესს ფულს და დროს უჯდება. EchoDesk-ში ინვოისი ლარში შეგიძლიათ შექმნათ პირდაპირ მომხმარებლის ტიკეტიდან, გაგზავნოთ ერთი დაწკაპუნებით და გადახდის სტატუსი ნახოთ იმავე ეკრანზე.

რა გჭირდებათ დაწყებამდე

სანამ ინვოისის შექმნას შეუდგებით, დარწმუნდით, რომ შემდეგი პირობები სრულდება:

• EchoDesk-ის ანგარიში (ნებისმიერი ფასიანი ან სატესტო პლანი — იხ. ტარიფები)
• კლიენტის ბარათი CRM-ში შექმნილი (სახელი, ელ-ფოსტა ან ტელეფონი)
• მომსახურების ან პროდუქტის ჩანაწერი კატალოგში, ან მზადყოფნა ხელით შეიყვანოთ პოზიცია
• გამგზავნი ელ-ფოსტა დაკავშირებული EchoDesk-ის Inbox-თან
• თქვენი კომპანიის საიდენტიფიკაციო ნომერი (სს/შპს) პარამეტრებში შეყვანილი

ნაბიჯი 1 — კომპანიის რეკვიზიტები შეავსეთ პარამეტრებში

გახსენით Settings → Billing → Company Profile. შეიყვანეთ კომპანიის სახელი, იურიდიული მისამართი, საიდენტიფიკაციო კოდი და, საჭიროების შემთხვევაში, დღგ-ის ნომერი. ეს ინფორმაცია ავტომატურად ჩაიწერება ყველა ინვოისში.

მნიშვნელოვანი: EchoDesk არ იძლევა საგადასახადო კონსულტაციას. RS.ge-ის მოთხოვნებთან შესაბამისობის (ელექტრონული ინვოისი, დღგ-ის ჩვენება) დასადასტურებლად მიმართეთ ბუღალტერს ან გადასახადების სამსახურს.

ნაბიჯი 2 — ახალი ტიკეტი ან არსებული გახსენით

გადადით Inbox-ში და გახსენით კლიენტის საუბარი, ან შექმენით ახალი ტიკეტი + New Ticket-ით. კლიენტი დააკავშირეთ CRM-ის ბარათთან, თუ ეს ავტომატურად არ მოხდა. ინვოისი ყოველთვის ტიკეტს უკავშირდება, ამიტომ ისტორია ერთ ადგილზე ინახება.

რჩევა: თუ კლიენტი WhatsApp-ით დაგიკავშირდა, ტიკეტი უკვე შექმნილია — უბრალოდ გახსენით.

ნაბიჯი 3 — შექმენით ინვოისი ლარში

ტიკეტის მარჯვენა პანელში დააჭირეთ Create Invoice. გამოჩნდება ფორმა, სადაც:

1. ავტომატურად ჩაიწერება კლიენტის სახელი და ელ-ფოსტა.
2. ვალუტა უკვე დაყენებულია GEL (₾)-ზე.
3. დაამატეთ სტრიქონები: პროდუქტი/მომსახურება, რაოდენობა, ერთეულის ფასი.
4. სისტემა ავტომატურად ითვლის ჯამს, ფასდაკლებას (თუ გამოიყენება) და დღგ-ს (თუ ჩართულია).
5. მიუთითეთ გადახდის ვადა — მაგ. 7 ან 14 დღე.

ხშირი შეცდომა: დღგ-ის სვეტი ცარიელი რჩება, თუ კომპანია დღგ-ის გადამხდელი არ არის — ეს ნორმალურია. ნუ შეავსებთ, თუ დარეგისტრირებული არ ხართ.

ნაბიჯი 4 — ინვოისი მიამაგრეთ ტიკეტს და გაიხედეთ PDF

დაწკაპეთ Save & Preview. სისტემა გამოიმუშავებს PDF-ს, სადაც ჩაწერილია თქვენი ლოგო (თუ ატვირთული გაქვთ), კლიენტის მონაცემები, პოზიციების სია, ჯამი ლარში და გადახდის ვადა. ნახეთ, ყველაფერი სწორად არის? — მაშინ გადადით გაგზავნაზე.

ნაბიჯი 5 — გაგზავნეთ ელ-ფოსტით პირდაპირ Inbox-იდან

ტიკეტის მარჯვენა პანელში ახლა ჩანს ინვოისის ბარათი. დააჭირეთ Send via Email. EchoDesk გამოაგზავნის ელ-ფოსტას PDF-დართული, თქვენი Inbox-ის ელ-ფოსტის მისამართიდან. გაგზავნის ისტორია დარჩება ტიკეტში, ამიტომ გუნდის სხვა წევრებსაც ეცოდინებათ, რომ ინვოისი გაიგზავნა.

რჩევა: შეტყობინების ტექსტი შეცვალეთ ქართულ ენაზე, თუ კლიენტი ქართულს ელოდება. EchoDesk-ის შაბლონები ორენოვანია.

ნაბიჯი 6 — გადახდა თვალყური ადევნეთ

ინვოისის ბარათზე ნახავთ სტატუსს: Sent → Viewed → Paid / Overdue. გადახდა რომ დარეგისტრირდება (ხელით, ან მოდულთან ინტეგრაციით), სტატუსი Paid-ზე გადავა და ტიკეტი ავტომატურად დაიხურება ან გადადის შემდეგ სტატუსზე — თქვენი ვორქფლოუს მიხედვით. Overdue სტატუსი ამოქმედდება გადახდის ვადის გასვლის შემდეგ და ოპერატორს შეახსენებს.

ნაბიჯი 7 — ინვოისების სია და ანგარიში

ყველა ინვოისი ნახეთ Billing → Invoices გვერდზე. შეგიძლიათ გაფილტროთ სტატუსის, კლიენტის, ან პერიოდის მიხედვით. ექსპორტი CSV ფორმატში ხელმისაწვდომია, რათა ბუღალტრული პროგრამისთვის ან RS.ge-ის ელექტრონული ინვოისის სისტემისთვის მოამზადოთ მონაცემები.

პრობლემების მოგვარება

ინვოისი ვერ ჩანს ტიკეტში

შეამოწმეთ, რომ კლიენტის ბარათი ტიკეტს მიმაგრებული აქვს. ანგარიშის პარამეტრებში Billing მოდული ჩართული უნდა იყოს. თუ პრობლემა რჩება, იხ. დოკუმენტაცია ან მიმართეთ მხარდაჭერას.

ელ-ფოსტა კლიენტს არ ეცემა

გადაამოწმეთ, რომ გამგზავნი ელ-ფოსტა Settings → Inbox → Email-ში სწორად არის კავშირებული და DNS ჩანაწერები (SPF/DKIM) კონფიგურირებულია. ხშირად პრობლემა სწორედ DKIM-ის არარსებობაა.

GEL-ის ნაცვლად სხვა ვალუტა ჩანს

გადადით Settings → Billing → Default Currency და დაყენეთ GEL. ეს მხოლოდ ახალ ინვოისებს შეეხება; გამოცემული ინვოისების ვალუტა არ იცვლება.

სცადეთ ახლავე

თუ კვლავ სხვადასხვა ხელსაწყოს შორის გადახტომა გიწევთ — CRM, Excel, ელ-ფოსტა — EchoDesk ამ ყველაფერს ერთ ადგილზე აერთიანებს. ინვოისი ლარში, ტიკეტი, WhatsApp-ი და გადახდის თვალყურის დევნება — ყველაფერი ერთ სამუშაო სივრცეში. Start free trial და პირველი ინვოისი 5 წუთში გამოიცით.

]]>