How-To
ინვოისი ლარში პირდაპირ CRM-დან — ნაბიჯ-ნაბიჯ
ნახეთ, როგორ შექმნათ ინვოისი ლარში EchoDesk-ში, დაამაგროთ ტიკეტს, გაგზავნოთ ელ-ფოსტით და თვალყური ადევნოთ გადახდას — ყველაფერი ერთ სამუშაო სივრცეში.
21 აპრილი, 20265 წთ
ნახეთ, როგორ შექმნათ ინვოისი ლარში EchoDesk-ში, დაამაგროთ ტიკეტს, გაგზავნოთ ელ-ფოსტით და თვალყური ადევნოთ გადახდას — ყველაფერი ერთ სამუშაო სივრცეში.
წარმოიდგინეთ სიტუაცია: კლიენტი WhatsApp-ში გეკითხება მომსახურების ფასს, თქვენ პასუხობთ, შეთანხმება ხდება — და შემდეგ იძულებული ხართ სხვა პროგრამაში გადახვიდეთ, ინვოისი შექმნათ, PDF გამოიტანოთ, ელ-ფოსტაზე გაუგზავნოთ და ოდესმე დაბრუნდეთ საუბარში, რომ გადახდა შეამოწმოთ. ეს სქემა ბევრ მცირე ბიზნესს ფულს და დროს უჯდება. EchoDesk-ში ინვოისი ლარში შეგიძლიათ შექმნათ პირდაპირ მომხმარებლის ტიკეტიდან, გაგზავნოთ ერთი დაწკაპუნებით და გადახდის სტატუსი ნახოთ იმავე ეკრანზე.
სანამ ინვოისის შექმნას შეუდგებით, დარწმუნდით, რომ შემდეგი პირობები სრულდება:
გახსენით Settings → Billing → Company Profile. შეიყვანეთ კომპანიის სახელი, იურიდიული მისამართი, საიდენტიფიკაციო კოდი და, საჭიროების შემთხვევაში, დღგ-ის ნომერი. ეს ინფორმაცია ავტომატურად ჩაიწერება ყველა ინვოისში.
მნიშვნელოვანი: EchoDesk არ იძლევა საგადასახადო კონსულტაციას. RS.ge-ის მოთხოვნებთან შესაბამისობის (ელექტრონული ინვოისი, დღგ-ის ჩვენება) დასადასტურებლად მიმართეთ ბუღალტერს ან გადასახადების სამსახურს.
გადადით Inbox-ში და გახსენით კლიენტის საუბარი, ან შექმენით ახალი ტიკეტი + New Ticket-ით. კლიენტი დააკავშირეთ CRM-ის ბარათთან, თუ ეს ავტომატურად არ მოხდა. ინვოისი ყოველთვის ტიკეტს უკავშირდება, ამიტომ ისტორია ერთ ადგილზე ინახება.
რჩევა: თუ კლიენტი WhatsApp-ით დაგიკავშირდა, ტიკეტი უკვე შექმნილია — უბრალოდ გახსენით.
ტიკეტის მარჯვენა პანელში დააჭირეთ Create Invoice. გამოჩნდება ფორმა, სადაც:
ხშირი შეცდომა: დღგ-ის სვეტი ცარიელი რჩება, თუ კომპანია დღგ-ის გადამხდელი არ არის — ეს ნორმალურია. ნუ შეავსებთ, თუ დარეგისტრირებული არ ხართ.
დაწკაპეთ Save & Preview. სისტემა გამოიმუშავებს PDF-ს, სადაც ჩაწერილია თქვენი ლოგო (თუ ატვირთული გაქვთ), კლიენტის მონაცემები, პოზიციების სია, ჯამი ლარში და გადახდის ვადა. ნახეთ, ყველაფერი სწორად არის? — მაშინ გადადით გაგზავნაზე.
ტიკეტის მარჯვენა პანელში ახლა ჩანს ინვოისის ბარათი. დააჭირეთ Send via Email. EchoDesk გამოაგზავნის ელ-ფოსტას PDF-დართული, თქვენი Inbox-ის ელ-ფოსტის მისამართიდან. გაგზავნის ისტორია დარჩება ტიკეტში, ამიტომ გუნდის სხვა წევრებსაც ეცოდინებათ, რომ ინვოისი გაიგზავნა.
რჩევა: შეტყობინების ტექსტი შეცვალეთ ქართულ ენაზე, თუ კლიენტი ქართულს ელოდება. EchoDesk-ის შაბლონები ორენოვანია.
ინვოისის ბარათზე ნახავთ სტატუსს: Sent → Viewed → Paid / Overdue. გადახდა რომ დარეგისტრირდება (ხელით, ან მოდულთან ინტეგრაციით), სტატუსი Paid-ზე გადავა და ტიკეტი ავტომატურად დაიხურება ან გადადის შემდეგ სტატუსზე — თქვენი ვორქფლოუს მიხედვით. Overdue სტატუსი ამოქმედდება გადახდის ვადის გასვლის შემდეგ და ოპერატორს შეახსენებს.
ყველა ინვოისი ნახეთ Billing → Invoices გვერდზე. შეგიძლიათ გაფილტროთ სტატუსის, კლიენტის, ან პერიოდის მიხედვით. ექსპორტი CSV ფორმატში ხელმისაწვდომია, რათა ბუღალტრული პროგრამისთვის ან RS.ge-ის ელექტრონული ინვოისის სისტემისთვის მოამზადოთ მონაცემები.
შეამოწმეთ, რომ კლიენტის ბარათი ტიკეტს მიმაგრებული აქვს. ანგარიშის პარამეტრებში Billing მოდული ჩართული უნდა იყოს. თუ პრობლემა რჩება, იხ. დოკუმენტაცია ან მიმართეთ მხარდაჭერას.
გადაამოწმეთ, რომ გამგზავნი ელ-ფოსტა Settings → Inbox → Email-ში სწორად არის კავშირებული და DNS ჩანაწერები (SPF/DKIM) კონფიგურირებულია. ხშირად პრობლემა სწორედ DKIM-ის არარსებობაა.
გადადით Settings → Billing → Default Currency და დაყენეთ GEL. ეს მხოლოდ ახალ ინვოისებს შეეხება; გამოცემული ინვოისების ვალუტა არ იცვლება.
თუ კვლავ სხვადასხვა ხელსაწყოს შორის გადახტომა გიწევთ — CRM, Excel, ელ-ფოსტა — EchoDesk ამ ყველაფერს ერთ ადგილზე აერთიანებს. ინვოისი ლარში, ტიკეტი, WhatsApp-ი და გადახდის თვალყურის დევნება — ყველაფერი ერთ სამუშაო სივრცეში. Start free trial და პირველი ინვოისი 5 წუთში გამოიცით.
]]>ბარათი არ სჭირდება — ნახე თუ EchoDesk მუშაობს შენს გუნდში.
დაიწყე უფასო ცდაპრაქტიკული გზამკვლევი მცირე საპორტო გუნდისთვის: შვებულების მოთხოვნა, დამტკიცება, ცვლების გადაბარება და ტიკეტების ავტომატური გადანაწილება EchoDesk-ის გამოყენებით.
როგორ გახსნათ ბიუჯეტური ქოლ-ცენტრი თბილისიდან: SIP ნომრები საქართველოში, IVR-ის მორგება, ზარების ჩაწერის წესები და გუნდის განრიგი — 5 კაცამდე გუნდისთვის.